Quy Trình Quản Lý Kho Chuẩn Mực Dành Cho Cửa Tiệm (SOP)

# Hướng Dẫn: Quy Trình Quản Lý Kho Chuẩn Mực Dành Cho Cửa Tiệm (SOP)

Tôi đã hoàn tất việc cấu hình hệ thống quản lý kho đầy đủ cho tiệm của bạn. Trên thanh **Navigation Sidebar**, cụm tính năng **Quản lý kho** giờ đây đã bao gồm các công cụ chuyên sâu từ đầu đến cuối quy trình vòng đời của một sản phẩm.

Dưới đây là **Quy chuẩn vận hành (Standard Operating Procedure - SOP)** giúp bạn kiểm soát kho hóa chất, vật tư khoa học và tránh thất thoát 100%:

---

## 🚀 Bước 1: Khởi Tạo Hóa Chất & Vật Tư
> Nơi làm việc: **Tổng quan kho (Hóa chất & Vật tư)**

*   **Mục đích:** Khai báo danh sách các hóa chất, vật tư tiêu hao bạn đang quản lý (VD: Nước giặt, Nước xả, Tem nhãn...).
*   **Action:** Khi có một mặt hàng mới tinh, bạn bấm `[+ Thêm vật tư mới]` để tạo mã hàng.
*   **Lưu ý quan trọng:** Cột **Giá vốn** là giá vốn nhập của **1 đơn vị** (Ví dụ nếu tạo đơn vị là "lít", thì Giá vốn là giá cho 1 lít, không phải cả thùng).

---

## 📥 Bước 2: Nhập Hàng (Purchase Order - PO)
> Nơi làm việc: **Phiếu nhập kho (PO) & Nhà cung cấp**

Khi đồ dùng/hóa chất trong tiệm sắp hết, bạn tiến hành nhập hàng theo quy trình tạo phiếu nhập:

1.  Tại danh sách **Phiếu nhập kho (PO)**, tạo một chứng từ nhập hàng `[+ Tạo Phiếu Nhập]`.
2.  Điền thông tin Nhà cung cấp, món hàng nhập và Đơn giá đợt này.
3.  **Lúc này, Hàng chưa vào kho và Tiền công nợ chưa bị báo cáo.**
4.  Khi hàng được vận chuyển tới tiệm và kiểm tra đầy đủ, người Quản lý kho sẽ bấm **"Nhận hàng"**. Hệ thống lúc này mới chính thức:
    *   Cộng dồn số lượng hàng hóa vào **Số tồn kho**.
    *   Ghi nhận chi phí cho Kế toán và theo dõi công nợ cho phần **Tài chính & Giao dịch**.

> [!WARNING]
> Phiếu Nhập Kho một khi đã ở trạng thái **Đã Nhập Kho (Received)**, hệ thống sẽ tự khóa, KHÔNG CHO PHÉP sửa hóa đơn hay thao tác xóa để bảo vệ dữ liệu chống thất thoát/gian lận nội bộ.

---

## 🔄 Bước 3: Kiểm Kho Định Kỳ (Stock Take)
> Nơi làm việc: **Phiếu kiểm kho (Stock Take)**

Hàng tháng (hoặc hàng tuần), bạn cần đối chiếu xem số lượng trên máy tính có khớp với số lượng can hóa chất đang nằm trong tiệm hay không.

1.  Tạo **Phiếu kiểm kho**.
2.  Bạn nhập con số thực tế đang cầm trên tay vào hệ thống (Ví dụ: Máy báo 100, bạn đếm thực tế có 98).
3.  Khi bấm xác nhận kiểm, hệ thống sẽ tự động cập nhật số tồn kho trên máy về 98 và tạo ra lịch sử lệch kho 2 đơn vị.

---

## 🗑️ Bước 4: Xử Lý Thất Thoát / Hư Hỏng
> Nơi làm việc: **Phiếu xuất hủy / Thất thoát**

Trong quá trình sử dụng, nếu nhân viên làm đổ hóa chất, rơi vỡ máy bơm, hóa chất bị hỏng do ẩm ướt hoặc tem bị ẩm mốc... bạn bắt buộc phải ghi nhận việc này bằng **Phiếu xuất hủy**.

*   Truy cập **Phiếu xuất hủy**.
*   Chọn món đồ bị hỏng và ghi **Số lượng** cũng như **Lý do**.
*   Hệ thống sẽ tự động trừ hàng trong kho và tính con số này vào **Tổn thất/Chi phí trong quá trình vận hành** (Sổ tính toán Lời/Lỗ).

> [!TIP]
> Việc ghi nhận Xuất hủy rõ ràng (có lý do) sẽ giúp chủ tiệm biết rõ tiền của mình đang bị bay đi bởi nguyên nhân nào (Do nhân viên bất cẩn? Do chất lượng bao bì?). Đây là một điểm trọng yếu giúp tối ưu chi phí hiệu quả.

Bạn hãy thử tạo thử vài thao tác trong các menu trên để kiểm tra dòng chảy dữ liệu trực tiếp trong hệ thống của bạn nhé!